Bilagskrav og skattekontrol: hvad skal et bilag indeholde, og hvad sker der ved kontrol?

Et bilag er ifølge Erhvervsstyrelsen enhver nødvendig dokumentation for en transaktion, der registreres i bogføringen. For at give fradrag – og især momsfradrag – skal en købsfaktura vise, hvem der har solgt hvad til hvem, hvornår og til hvilken pris og moms. Bilaget skal opbevares i 5 år fra udgangen af regnskabsåret, og for virksomheder omfattet af kravet om digital bogføring digitalt i systemet. Ved en skattekontrol kan Skattestyrelsen bede om regnskabsmaterialet, og mangler det, kan fradrag nægtes eller indkomsten skønnes.

Guiden hører under typiske fejl i bogføring og moms.

Hvad skal en faktura indeholde?

Momslovens regler bestemmer, hvad en fuld faktura skal indeholde. De vigtigste oplysninger er:

For mindre beløb kan en forenklet faktura (fx en kasseboning) være tilstrækkelig. Beløbsgrænsen og kravene til forenklede fakturaer står i Skattestyrelsens vejledning. Erhvervsstyrelsen nævner desuden, at dokumenter uden alle de krævede oplysninger – fx visse momsfrie transaktioner – ikke er omfattet af kravet om digital opbevaring som faktura, men de er stadig dokumentation.

Bilag, der ofte ikke holder

• Kontoudtog alene: viser betaling, ikke hvad der er købt.
• Kvitteringer uden købers navn for større beløb: svært at dokumentere, at købet er erhvervsmæssigt.
• Ordrebekræftelser: er ikke en faktura.
• Udenlandske fakturaer uden moms ved køb af ydelser: kræver, at du selv beregner moms efter omvendt betalingspligt.
• Bilag for restaurationsbesøg uden formål og deltagere: gør det svært at dokumentere, at udgiften er erhvervsmæssig.

Tip: Skriv formål og deltagere direkte på bilaget i systemet, når du uploader det. Det tager et minut nu og kan spare en diskussion om tre år.

Opbevaring

Lukker du virksomheden, gælder opbevaringspligten stadig. Sørg for, at du har adgang til systemet eller en eksport efter lukningen.

Hvad sker der ved en skattekontrol?

Skattestyrelsen udvælger virksomheder til kontrol ud fra risikovurderinger, branchefokus og tilfældig udvælgelse. En kontrol kan være en skriftlig anmodning om materiale eller et kontrolbesøg.

Typisk forløb:

1. Anmodning om materiale: fx kontoudtog, bilag, saldobalance og momsafstemning for en bestemt periode. Fristen er typisk kort.
2. Gennemgang: Skattestyrelsen sammenholder bilag, bank og angivelser.
3. Forslag til afgørelse (agterskrivelse): hvis Skattestyrelsen vil ændre noget, får du et forslag og en frist til at komme med bemærkninger.
4. Afgørelse: endelig afgørelse med klagevejledning.

Hvis regnskabet ikke kan bruges

Hvis bogføringen er så mangelfuld, at den ikke kan danne grundlag for skatteansættelsen, kan Skattestyrelsen skønne indkomsten, fx ud fra privatforbrug eller branchetal. Det er sjældent til virksomhedens fordel, og det er ejeren, der skal dokumentere, at skønnet er forkert. Overtrædelse af bogføringsloven kan derudover straffes med bøde – ifølge Erhvervsstyrelsen op til 1,5 mio. kr. i de groveste tilfælde.

Regneeksempel: tabt fradrag ved manglende bilag

Illustrativt eksempel. Et ApS har bogført 60.000 kr. ekskl. moms i udgifter til underleverandører, men kan kun fremvise kontoudtog uden fakturaer.

1. Nægtet momsfradrag: 60.000 × 25 % = 15.000 kr.
2. Nægtet skattemæssigt fradrag: 60.000 × 22 % = 13.200 kr. i ekstra selskabsskat.
3. Efterbetaling i alt: 28.200 kr. plus renter.
4. Hvis betalingerne ikke kan dokumenteres som erhvervsmæssige, kan de desuden blive anset for udbetalinger til ejeren – med skat hos ejeren.

Det viser, hvorfor en god bilagsrutine er en af de billigste forsikringer, en virksomhed kan have. Se også tjeklisten til årsafslutningen.

En bilagsrutine på fem minutter om dagen

Den bedste beskyttelse mod tabte fradrag er en fast rutine:

1. Fotografér eller videresend bilaget samme dag til bogføringssystemet.
2. Skriv formålet – fx "frokostmøde med kunde om projekt X, 3 deltagere".
3. Match bilaget med banktransaktionen, når den dukker op.
4. Markér private køb med det samme, hvis de er betalt med erhvervskortet ved en fejl.
5. Kontrollér én gang om ugen, at der ikke ligger bankposter uden bilag.

Det tager få minutter, men sparer timer ved årsafslutningen og giver dig dokumentationen klar, hvis Skattestyrelsen spørger.

Ofte stillede spørgsmål

Må jeg smide papirkvitteringer ud, når de er scannet?

Når bilagene opbevares digitalt efter bogføringslovens regler, er papiret i mange tilfælde ikke nødvendigt. Se Erhvervsstyrelsens bekendtgørelse om opbevaring af bilag for de præcise regler.

Hvor lang tid har Skattestyrelsen til at ændre min skat?

Den ordinære frist er som udgangspunkt 1. maj i det fjerde år efter indkomstårets udløb, med længere frister ved grov uagtsomhed eller forsæt. For moms gælder tilsvarende regler for perioderne.

Kan jeg få hjælp under en kontrol?

Ja. Du kan give en revisor eller advokat fuldmagt til at repræsentere dig. Gør det tidligt i forløbet. Se også klage over Skattestyrelsens afgørelse.

Kilder

• Erhvervsstyrelsen — vejledning om bogføringsloven, definition af bilag og opbevaring
• Skattestyrelsen – skat.dk — krav til fakturaer, kontrol og fradrag
• Retsinformation — bogføringsloven, momsloven, momsbekendtgørelsen og skatteforvaltningsloven
• Den juridiske vejledning — detaljerede regler om fakturakrav og skønsmæssig ansættelse